Cómo afrontar un registro y una inspección de empresa paso a paso

¿Qué debo hacer si vienen las autoridades a mi empresa a revisar y captar documentación? Es una pregunta que se hacen muchos empresarios de Ceuta que, en ese momento de tensión y por desconocimiento, no saben bien qué pasos son los correctos.

Suplir este vacío es la meta de María Ángeles Hernández y Ángela López, asociadas de Garrigues. Ambas expertas han desembarcado en la ciudad este jueves para ahondar en esta cuestión en la Biblioteca Adolfo Suárez en un acto organizado por la Confederación de Empresarios.

Insisten en que la sede de cada compañía es un domicilio protegido a nivel Constitucional, en la necesidad de llamar a un abogado en el acto de entrada o en la importancia de dar consentimiento al acceso al edificio.

Hay un protocolo a seguir para afrontar esta circunstancia sin que ello genere algún efecto negativo para el involucrado. Asimismo, se trata de ver si el procedimiento cumple con sus derechos.

Consentimiento

¿Hay que permitir el acceso a la empresa o su sede? sí y no. Realmente es en parte decisión del empresario, quien debe pedir en primera instancia si existe un auto judicial y el informe de inspección. Si no existe, tiene la potestad de negarlo. Si cuentan con ella, también se puede expresar esta negativa.

Estos casos contemplan a aquellas edificaciones que sirvan como resguardo de papeleo o la propia sede. No quedan incluidas, por ejemplo, tiendas físicas. Las inspecciones en aquellos sitios que no estén bajo amparo constitucional requieren de un acuerdo del delegado de la agencia tributaria competente.

Consentir este despliegue en el interior de las infraestructuras, en el primer caso, lleva implícitas dos formas de darlo a nivel jurídico. Es este motivo por el que es relevante ser consciente de ello. Está, por un lado, el consentimiento tácito y el expreso. Es decir, si la persona no se opone a la actuación y deja a los funcionarios desempeñar su labor, ello se entiende como una afirmación.

Es fundamental también revisar el auto acorde con las dos asociadas. Si este existe, hay que revisarlo para ver qué recoge y qué no. Un ejemplo serían los interrogatorios. Hernández explica que, si no está inscrito en este documento, el involucrado puede transmitirlo. “Si no está en este, no tiene facultad de llevarlo a cabo porque no hay norma tributaria en la que se fije esta práctica”, incide.

Llamar al abogado

 Una vez que ya están en el lugar y comienzan con sus labores, deben ser recibidos por el empleado con mayor rango. A su vez, también es más que recomendable llamar al abogado de confianza para que esté presente, tal y como detallan las dos profesionales.

“Ellos están perfectamente acostumbrados, puede saber cómo manejar la situación y establecer límites”, indica. “Lo más lógico en ese momento es llamarles. Hemos tenido casos en los que nos han contactado clientes de otra ciudad y directamente hemos ido”, cuenta Ángela López.

“No pasa nada por hacerlo. Hay quien duda de comunicarse con este profesional o que piensa que no le va a dar tiempo a llegar. Este registro es largo y es mejor que esté allí tarde a que no”, especifica.

Las inspecciones pueden ser sorpresivas o tener su origen tras el vencimiento del plazo de entrega de documentos pedidos por la propia administración. Esta primera modalidad fue aprobada por el propio Tribunal Supremo, por lo que pueden realizarse dentro del marco legal.

Antes de que estas ocurran, los abogados también pueden ser un punto de apoyo. Así, estos pueden establecer un protocolo y enseñarlo. “Se trata de tener marcadas unas pautas esenciales antes de que ocurra o por si pasa”, remarca López.

Ya pasado el registro

 Finalizada la recogida de archivo, se precinta y se da una cita donde el mismo empresario podrá comprobar “que se ha respaldado la cadena de custodia y hacer un balance de todo lo que aparece en las diligencias que han incautado para ver si responde a la norma”, menciona Hernández.

A partir de ese momento se abre un periodo de recursos que tienen los obligados tributarios “para abordar cuestiones con las que no tienen que estar de acuerdo si se ha vulnerado algún derecho fundamental”, añade.

Si esto sucede, de nuevo tendrían que recurrir a su abogado y solicitar el expediente administrativo con la intención de agilizar o paralizar el desprecinto para que Hacienda no acceda a la documentación si estos se ponen en duda.

Hernández lo ilustra con un supuesto sencillo. “Sería llevarse un portátil en el que haya información de carácter personal. Eso no se puede traspasar. Otra posibilidad es el secreto profesional entre un abogado y su cliente. Hay que poner barreras para que no se acceda a estos escritos.

Estas vulneraciones “no son casos aislados en base a la jurisprudencia del Tribunal Supremo”, comenta. “La entrada y registro no tiene una regulación muy amplia en la Ley General Tributaria. Si en el auto judicial no se establece específicamente qué se puede hacer y qué no y llega un momento en el que se extralimitan respecto a las facultades que pueden tener en base a esta norma sí pueden darse muchos casos”, asevera.

Asimismo, las dos asociadas hacen hincapié en la relevancia de que los empresarios estén bien informados y asesorados ya que, por norma general, no suelen tener conocimientos acerca de este ámbito.