Procesa se encuentra a escasos días de subirse a al carro de la administración electrónica, un proceso que dio comienzo meses atrás con los preparativos previos relacionados con la gestión interna de la sociedad municipal. “Esta parte ha llevado su tiempo porque todo proceso de digitalización conlleva una transformación sobre cómo se hacen las cosas en la empresa, además de depurar y mejorar el trabajo diario”, comenta el gestor informático de Procesa, Gabriel Fortes.
Desde hace meses la sociedad municipal viene trabajando en estos cambios encaminados a conseguir el ‘papel cero’, un logro en el que se ha ido avanzado. “Muchos ciudadanos nos aportan documentos en papel, lo que genera numerosos expedientes que nosotros digitalizamos y metemos en las aplicaciones específicas de tramitación”.
Tras este periodo de preparativos, en unos días entrará en funcionamiento la administración electrónica que pondrá a disposición de los ciudadanos determinadas herramientas, de modo que empiecen a tramitar cualquier documentación sin tener que trasladarse. “Los ciudadanos podrán utilizar mecanismos fehacientes que les permitan tener constancia de cuando se ha notificado, ya que se registra la fecha y hora, si se ha recogido la notificación o la firma de quién lo acepta, todo ello a través de un certificado electrónico”, explica Fortes.
El nuevo sistema permitirá una gestión mucho más rápida que la desarrollada actualmente. El ciudadanos inicia un expediente de forma electrónica remitiendo la documentación pertinente. En Procesa continúan la tramitación, contactando con el usuario en caso de que sea necesario subsanar algún error. “En cuanto se recibe el documento, se le notifica inmediatamente en su correo electrónico y, a partir de entonces, tiene un tiempo para responder y aportar los documentos que se le reclamen”.
La gestión a través de este método es más eficaz y permite obtener mayor veracidad, en cuanto cada uno de los documentos enviados cuentan con un código único que permite además, que el documento no pueda borrarse ni modificarse una vez que se ha enviado. “Por tenemos certeza de lo que está haciendo el ciudadano, lo que recibe y lo que enviamos nosotros”, aclara Fortes.
En contra de lo que pueda parecer, la administración electrónica no implica mayores dificultades, según apunta el gestor informático. “Intentamos hacerlo de la forma más sencilla y por eso hemos adaptado la gestión del portal a la fórmula que utiliza actualmente la Administración General del Estado. La autofirma es un programa que se instala en el ordenador del usuario y permite gestionar de forma más eficiente la validez de los certificados”.
Sí se requieren ciertos requisitos para actuar a través de la administración electrónica: un ordenador con Windows y la instalación del certificado electrónico, el único que garantiza que ninguna persona pueda firmar por el usuario.
Además, los solicitantes podrán conocer, en todo momento, la situación de su expediente accediendo a la página web de Procesa que remite al ciudadano, a través de un enlace, hacia el portal electrónico.