La biblioteca Adolfo Suárez de Ceuta ha acogido en la mañana de este lunes las jornadas Archiv-IA, organizadas con motivo del Día Internacional de los Archivos, “una cita que hemos recuperado y que destacan por la atención que han generado”.
Así lo ha señalado la consejera de Educación, Cultura y Juventud, Pilar Orozco, durante su inauguración. Un momento que ha aprovechado también para dedicar “unas palabras de reconocimiento a quienes lo han hecho posible, porque detrás de cada trabajo hay un equipo para ponerlo en marcha”.
Asimismo, a los trabajadores del Archivo Municipal de Ceuta les ha transmitido que su “labor diaria es esencial para que nuestros papales nos faciliten que podamos acceder a la información y el conocimiento que custodiamos”.
“¿La IA tiene techo?”
Antes de dar por inauguradas estas jornadas, Pilar Orozco ha recordado que la IA “forma parte de nuestras vidas cotidianas y debemos estudiarla para que nos facilite la vida y los procesos de consulta y de las administraciones. Estamos ante una herramienta que nos ofrece muchas facilidades”.
Además, la consejera ha lanzado una pregunta a los expertos en el tema: “¿La IA tiene techo? Tengo la sensación constante de que nos encontramos algo que puede igualar al universo”.
El primer ponente, Daniel A. Jorge Trujillo, llegado desde Madrid, donde trabaja en el área de archivos, ha sido el encargado de responder a esta cuestión, expresando que “no soy muy amigo de las perspectivas, pero creo que esa pregunta no se puede responder”.
Obinar: Líneas de trabajo y resultados
Tras estas primeras palabras, Daniel A. Jorge Trujillo ha dado inicio a su ponencia, titulada ‘El Observatorio de Inteligencia Artificial en Archivos (Obinar): líneas de trabajo y resultados’.
En primer lugar ha iniciado su intervención haciendo un repaso a la historia para poner sobre la mesa que “la IA lleva más tiempo con nosotros de lo que creemos”. Concretamente, “desde mediados del siglo XX, aunque quedaba en ámbitos más específicos”.
Aún así, “desde los años 50 hasta la actualidad ha habido un periodo en el que el fomento de la IA se paralizó, de 1974 a 1989 y de 1987 a 1993, hasta que Open AI lanza ChatGP3 en 2020” y se produjo una transformación que afectó a todos los ámbitos.
Por otro lado, sobre Obimar ha explicado que “somos una amalgama de archiveros, de personas que venimos de diferentes administraciones y nos encontramos con un concepto nuevo, Inteligencia Artificial”, con el que tenían que familiarizarse.
Por ello, surgió una cuestión: “¿qué hacemos, cómo lo abordamos? Y decimos hacer una Fase 0 de planificación para estructurar cómo nos íbamos a organizar y qué íbamos a ofrecer porque se espera que un observatorio de IA sea algo práctico”.
Así nació una Fase 0 de un proyecto en el que abordaban “qué era la IA, cómo funcionaba, el marco normativo…”. En definitiva, documento que marca las bases teóricas y el abordaje de la Inteligencia Artificial.
La Fase 1, durante 2025
Seguidamente, comenzaron a trabajar en la Fase 1, que se extendió durante todo 2025 y está compuesta de cinco líneas, que son Normativa y políticas de IA, Procesos archivísticos e IA, Formación y competencias profesionales, Cooperación y relaciones instituciones y Gestión del conocimiento sobre IA en el ámbito archivístico.
Unas líneas “que dan de sí bastante”, por lo que “nos centramos en las dos primeras, porque pensábamos que era lo más coherente”.
Finalmente, tras meses largos de trabajo, “nuestra puesta de largo fue el Congreso Internacional de Archivos en Barcelona, donde presentamos nuestros primeros resultados, entre los que se encontraban el Documento Marco del Obimar, la Guía para el diseño, implementación y uso de la AI en el ámbito de la gestión de documentos y archivos, el Modelo de policía y gestión de documentos y archivos mediante el uso de la IA, la Aplicación de la IA a los procesos de gestión de documentos y archivos y el Diseño del modelo conceptual de la antología de proyectos de IA en el ámbito de la gestión y documentación de archivos”.
Unos documentos y un trabajo que ha llevado a Daniel A. Jorge Trujillo a hacer una reflexión: “Parece que como estamos en el mundo de la IA tenemos que implementar AI en mi administración o en mi oficina estoy quedándome fuera. No necesariamente. Hay que implementar IA con cabeza y siempre que sea adecuada para nuestros objetivos”.
El contenido de los documentos de la Fase 1
Pasando a desgranar el contenido de cada uno de estos documentos, el ponente ha explicado que “la guía para el diseño de implementación incluye la planificación estratégica, el cumplimiento normativo, ético y de buenas prácticas, la gestión documental en la nueva administración algorítmica, las pautas para la elaboración de proyectos de IA en nuestro ámbito, la archivística basada en la gestión de riesgos, la aplicación de la IA a los procesos de gestión de documentos y archivos y la gestión de datos y de documentos en entornos IA”.
Además, ha ofrecido algunas pinceladas jurídicas sobre el uso de la AI en ámbito de los archivos. En ese sentido, ha señalado que se aplica el Reglamento Europeo de la IA, así como que imprescindible “ser capaz de saber qué ha hecho un sistema de IA a lo largo de toda su vida. Eso es que un sistema de IA sea trazable y tenga explicabilidad sobre por qué ha pasado.
En cuanto a la “protección de datos, el RIA se alinea con otras normativas. La implementación de sistemas de IA ni puede comprometer que los documentos que tratamos sean menos fiables”, ha insistido Trujillo.
Aún así, reconoce que “el riesgo 0 no existe, nada es infranqueable, y hay que estar preparados por si eso ocurre”. Por ello, “nosotros nos estamos fijando en el modelo canadiense que están más avanzados en este tipo de cuestiones”.
Por otro lado, ha explicado que el modelo de política, “sirve para que la gestión de la IA sea transparente, eficiente y segura y que esas política contribuyan a que esos documentos se puedan conservar a largo plazo”.
La Fase 2
Una vez puesto el colofón a la Fase 1, llega la Fase 2, que comenzó en 2026 y "es en la que estamos actualmente. Ahí abordamos cuatro lineas en vez de dos”, que incluyen la Normativa y políticas de la IA y los Procesos archivísticos e IA, además de continuar con la Formación y competencias profesionales y la cooperación y relaciones institucionales.
Además, actualmente está en proceso la creación de un “Catálogo Abierto de experiencias en IA en el ámbito de los archivos y la gestión documental”, para que la ciudadania pueda consultarlos. Falta que el Ministerio correspondiente empiece a crear esa base de datos y así poder compartir con todos ese trabajo.
En último lugar, Daniel A. Jorge Trujillo ha presentado en primicia el ‘Esquema de metadatos’, que incluye una propuesta de “13 metadatos. El metadatos ‘Inteligencia artificial’ es el principal y el resto cuelgan de él” y recoge “la explicación de los metadatos y las buenas prácticas recomendada”.
